Al momento de emprender, las personas suelen centrarse en desarrollar su producto o propuesta de valor para entregar al mercado, en estar presente en las redes sociales o en obtener sus primeras ventas. Sin embargo, hay un tema que no se puede ni debe dejar de lado, si una empresa se crea con el fin de lucar y obtener ganacias, el control de finanzas, ingresos y gastos es lo más esencial en esta para poder monitorear su progreso. Por ello, en este post hablaremos sobre la contabilidad para emprendedores, su importancia y qué conceptos básicos deben conocer para tomar el control de su negocio desde el primer día.
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¿Qué es la contabilidad?
La contabilidad es una disciplina que permite registrar, clasificar y analizar las operaciones financieras de un negocio. Para los pequeños empresarios y emprendedores, esto significa tener una herramienta clave para entender cómo se mueve el dinero dentro de su empresa. En el contexto de la contabilidad para emprendedores, no se trata solo de llevar un libro de ingresos y egresos, sino de generar información que ayude en la toma de decisiones, en la gestión de recursos y en la planificación de crecimiento.
En Chile, todos los contribuyentes deben cumplir con obligaciones tributarias establecidas por el Servicio de Impuestos Internos (SII), y llevar una contabilidad ordenada es esencial para cumplirlas correctamente. Además, desde la creación del Régimen Pro Pyme, muchos emprendedores pueden acogerse a regímenes simplificados, lo que refuerza la necesidad de entender los conceptos básicos de Contabilidad para Emprendedores para elegir el mejor régimen y evitar multas o errores que afecten la estabilidad del negocio.
¿Por qué es importante la contabilidad para emprendedores?
Llevar una contabilidad clara permite conocer la rentabilidad real del negocio, identificar los productos o servicios más exitosos, controlar los gastos y planificar el flujo de caja. En términos prácticos, la contabilidad para emprendedores ayuda a saber si el negocio está creciendo o simplemente sobreviviendo. Sin estos datos, muchas decisiones se toman a ciegas, lo que incrementa el riesgo de pérdidas y dificulta acceder a financiamiento.
En Chile, el acceso a fondos públicos o programas de apoyo como los de CORFO o SERCOTEC muchas veces requiere presentar estados financieros o reportes contables. Por ello, dominar lo básico de la Contabilidad para Emprendedores no solo ayuda a cumplir con las leyes, sino que abre la puerta a oportunidades de financiamiento, inversión y crecimiento. Un emprendedor que maneja bien su contabilidad está mejor preparado para escalar su negocio y sostenerlo en el tiempo.
5 Consejos para llevar la contabilidad para emprendedores
Si estás empezando tu negocio, es clave que sepas dónde estás parado económicamente para tomar decisiones sin miedo. Estos cinco consejos para la contabilidad para emprendedores que te pueden ayudar a mantener tus cuentas claras desde el inicio.
1. Establece un calendario fijo para revisar tus números
Uno de los mayores errores que cometen al hacer contabilidad para emprendedores es dejarla para cuando “haya tiempo”. Y sabemos que ese momento nunca llega. Lo ideal es que establezcas un día fijo a la semana o al mes para revisar tus ingresos, gastos, deudas y documentos. Así no se te acumula la información ni se te pasan fechas importantes. Puedes destinar una hora cada viernes, por ejemplo, y aprovechar ese momento para actualizar tus registros. Ser constante es más importante que hacerlo perfecto.
2. Contrata una asesoría contable
No necesitas tener un contador en tu equipo para llevar bien tu contabilidad. Muchas veces basta con una asesoría contable mensual o por hora para ordenar tus documentos, revisar tu flujo de caja o preparar declaraciones. Si no estás familiarizado con impuestos, boletas electrónicas o balances, una persona experta puede ayudarte a evitar multas o errores comunes. Además, te dará tranquilidad y te permitirá enfocarte en lo que haces mejor: hacer crecer tu negocio.
3. Usa un sistema que te acomode (no tiene que ser caro)
No necesitas un software costoso para llevar la contabilidad para emprendedores. Si recién estás empezando, una hoja de cálculo en Excel o Google Sheets puede ser más que suficiente. Puedes organizar tus ingresos, egresos, inversiones y deudas en diferentes pestañas, y usar fórmulas simples para tener un resumen mensual. También existen apps gratuitas que ayudan a emprendedores a registrar ventas y controlar gastos. Lo importante es que el sistema se adapte a ti, no al revés.
4. Separa tus finanzas personales de las del negocio
Este consejo parece básico, pero muchas personas no lo aplican en la contabilidad para emprendedores. Mezclar los ingresos del negocio con los gastos personales es una de las principales causas de desorden financiero. Abre una cuenta aparte para tu emprendimiento, aunque sea una cuenta vista sin costo, y utiliza solo ese dinero para compras o pagos relacionados con el negocio. Así tendrás más claridad sobre lo que realmente estás ganando y podrás tomar decisiones con información real.
5. Guarda todos tus comprobantes y digitalízalos
Llevar un buen respaldo de tus boletas, facturas y comprobantes puede salvarte en más de una ocasión. Hoy en día no hace falta tener una carpeta física llena de papeles: puedes escanear o sacar fotos a tus documentos y guardarlos en carpetas organizadas por mes en Google Drive o en tu computador. Tener tus respaldos digitales ordenados no solo facilita tu contabilidad, sino que te permite responder rápidamente ante el SII o cualquier revisión.
16 Conceptos básicos de contabilidad para emprendedores
Emprender es emocionante, pero también implica enfrentarse a decisiones que van más allá de vender o crear. Una parte clave que muchas personas pasan por alto al comenzar es la contabilidad. Sabiendo lo básico puedes empezar, ya que llevar un registro detallado es de suma importancia si es que realmente quieres saber los resultados de tus esfuerzos. Por ello, aquí te dejo los conceptos básicos de contabilidad para emprendedores que debes conocer, acompañados de ejemplos aplicados a un negocio de venta de cupcakes para que los puedas interiorizar mejor.
1. Activo
El activo es todo lo que controla tu negocio y que tiene valor económico. Son los recursos que puedes usar para operar, producir o pagar deudas. Se divide en dos tipos: activos corrientes, que puedes convertir en dinero en menos de un año (como efectivo, inventario o cuentas por cobrar), y activos no corrientes, que son bienes de uso más prolongado, como maquinaria o tecnología.
Si vendes cupcakes, tus activos corrientes serían el dinero en caja, la harina, el azúcar, los cupcakes listos para entregar y las ventas a crédito. Los activos no corrientes serían tu horno profesional de \$350.000, tu batidora, una laptop o el refrigerador donde guardas tus insumos.
2. Pasivo
El pasivo representa todo lo que debes. Son tus deudas u obligaciones con proveedores, bancos o servicios. También se divide en pasivo corriente, que son deudas a pagar en menos de un año (como cuentas por pagar o arriendos), y pasivo no corriente, que son compromisos a largo plazo, como créditos bancarios.
Por ejemplo, si encargaste insumos por \$100.000 con pago a 30 días, eso es pasivo corriente. Si pediste un préstamo de \$1.200.000 para equipar tu cocina y lo estás pagando en 18 cuotas, ese es un pasivo no corriente.
3. Patrimonio
El patrimonio es lo que te queda realmente después de restar tus deudas. Se calcula con la fórmula Activo – Pasivo = Patrimonio. Representa el valor real de tu negocio y suele incluir el dinero que pusiste al inicio, más las utilidades que has ido generando.
Si tus activos suman \$2.000.000 y tus pasivos \$600.000, tu patrimonio es de \$1.400.000. Es una de las métricas más importantes para saber si tu emprendimiento está creciendo o solo sobreviviendo.
4. Capital
El capital es la parte del patrimonio que tú o los socios aportaron directamente para iniciar o hacer crecer el negocio. Puede ser en dinero o en bienes, como equipos o insumos. A diferencia de las ganancias, el capital no se genera por las ventas, sino por decisión del emprendedor.
Si tú pusiste \$500.000 para comenzar con la compra de materiales, eso es capital. También cuenta si usaste tu propia batidora o tu cocina como punto de partida. Llevar un registro del capital es parte del orden básico en la contabilidad para emprendedores.
5. Inversión
La inversión es todo lo que compras para el negocio y que vas a usar por un largo tiempo. A diferencia de un gasto, que se consume rápido, una inversión se mantiene y ayuda al crecimiento.
Comprar un horno semiprofesional por \$350.000, instalar una vitrina refrigerada o incluso pagar por una página web son inversiones. No desaparecen en un mes, pero sí aportan al funcionamiento o posicionamiento de tu marca, entender esto es básico en la contabilidad para emprendedores.
6. Ingresos
Los ingresos son todo lo que entra de dinero a tu negocio, ya sea por ventas o por otras actividades secundarias. Se dividen en ingresos operacionales (tu fuente principal de venta) y no operacionales (actividades puntuales como arriendos o talleres).
Si vendes una docena de cupcakes por \$6.000, ese es un ingreso operacional. Si un día alquilas tu cocina para un curso de repostería y cobras \$15.000, eso es un ingreso no operacional.
7. Costos
El costo es lo que te cuesta hacer el producto o servicio que vendes. Entenderlo es esencial ya que es lo principal que debe saber en la contabilidad para emprendedores, este está directamente relacionado con la producción: ingredientes, energía, empaques, etc. No conocer tus costos puede llevarte a vender a pérdida.
Si para una docena de cupcakes gastas \$2.000 en ingredientes, \$500 en luz y \$500 en empaques, tu costo es de \$3.000. Ese es el piso desde el cual debes calcular tu precio de venta.
8. Gastos
Los gastos son los desembolsos que haces para que el negocio funcione, pero que no están ligados directamente a la producción. Por ejemplo: publicidad, internet, delivery, plataformas de diseño, etc.
Pagar \$12.000 en anuncios, \$15.000 en arriendo o \$9.000 por una aplicación de diseño son gastos. No están dentro del cupcake, pero sí son necesarios para que puedas seguir vendiendo.
9. Egresos
Los egresos son todas las salidas de dinero de tu negocio. Incluyen costos, gastos, pagos de préstamos, compras de activos, etc. Saber cuánto sale y por qué es clave para mantener un flujo sano.
Si este mes pagaste \$350.000 entre ingredientes, servicios y cuotas de préstamo, y tus ingresos fueron \$500.000, entonces tu ganancia fue de \$150.000. Es una ecuación que todo emprendedor debería tener clara.
10. Amortización
La amortización es el proceso de distribuir en el tiempo el costo de algo que no se consume de inmediato. Puede aplicarse a un préstamo o a un activo intangible, como un software o marca registrada.
Si compras un software de diseño por \$120.000 con una licencia de 3 años, puedes “amortizar” ese valor y registrar \$40.000 como gasto anual. Lo mismo pasa con un préstamo: pagas parte del capital más intereses cada mes. Llevar bien estas cuentas es clave en la contabilidad para emprendedores, especialmente si tienes créditos o herramientas que usarás a largo plazo.
11. Balance general
El balance general es un informe que muestra el estado de tu negocio en una fecha específica. Resume tus activos, pasivos y patrimonio, y te permite saber si estás en equilibrio o si hay que ajustar algo.
Si al 30 de septiembre tienes \$1.800.000 en activos, \$600.000 en pasivos y \$1.200.000 en patrimonio, tu balance está sano. Este documento es esencial si alguna vez quieres pedir un crédito o mostrar la salud financiera de tu emprendimiento.
12. Estado de pérdidas y ganancias
Este documento muestra si ganaste o perdiste dinero en un periodo específico, por lo que es esencial en la contabilidad para emprendedores. Se calcula restando todos los egresos a los ingresos. Si el resultado es positivo, tu negocio fue rentable; si es negativo, estás en pérdida.
Por ejemplo, si en octubre vendiste por \$1.000.000 y tus egresos sumaron \$850.000, tu utilidad fue de \$150.000. Este estado también te permite detectar meses bajos y planificar con mayor anticipación.
13. Ejercicio contable
El ejercicio contable es el periodo en el que agrupas toda la información financiera del negocio. Puede ser mensual, trimestral o anual. Te ayuda a comparar resultados y a detectar patrones.
Si decides revisar tus cuentas cada mes, puedes ver si noviembre fue mejor que octubre, si aumentaron los gastos o si una promoción mejoró tus ventas. Hacer esto regularmente es una buena práctica dentro de la contabilidad para emprendedores.
14. Libro Diario y Libro Mayor
El Libro Diario registra cada operación del negocio y la contabilidad para emprendedores de forma cronológica: ventas, compras, pagos, etc. El Libro Mayor organiza esas operaciones por cuenta (ventas, caja, compras, etc.) y muestra los saldos acumulados.
Si vendiste \$10.000 en cupcakes hoy, esa transacción va al Libro Diario. Luego, se suma al total de la cuenta “Ventas” en el Libro Mayor, donde podrás ver cuánto llevas facturado en el mes.
15. Cuenta T
La Cuenta T es una herramienta visual que te ayuda a entender cómo se mueve el dinero entre cuentas y llevar bien la contabilidad para emprendedores. Tiene forma de “T”: en un lado va el Debe (lo que entra) y en el otro el Haber (lo que sale). Todo movimiento contable afecta al menos dos cuentas.
Si cobras \$20.000 por una venta, ese dinero entra en el Debe de la cuenta “Caja” y en el Haber de la cuenta “Ventas”. Esta estructura permite mantener el orden y detectar errores fácilmente.
16. Ratios financieros
Los ratios financieros en la contabilidad para emprendedores son indicadores que te permiten analizar la salud de tu negocio. Algunos de los más usados son:
- Liquidez: si puedes pagar tus deudas a corto plazo.
- Rentabilidad: cuánto ganas en relación a lo que vendes o inviertes.
- Endeudamiento: qué tan comprometido está tu patrimonio con deudas.
Por ejemplo, si tienes \$600.000 en activos corrientes y \$300.000 en pasivos corrientes, tu ratio de liquidez es 2. Eso significa que puedes cubrir tus obligaciones inmediatas sin problema, lo cual es buena señal.
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Ordena tus números
La contabilidad para emprendedores es esencial para darle más estructura y visión a cualquier idea de negocio, por más pequeña que sea. Como mencionamos al inicio, una empresa nace para ganar plata y si no llevas el control de esta ni sabes cuánta rentabillidad está generando, realmente no estás haciendo empresa. Así que toma ello en cuenta y empieza a aprender contabilidad para emprendedores, esto te ayudará a encaminar tu idea y hacerla crecer, ya que tomarás decisiones informadas y estratégicas.
